Bonjour,
Je débute donc ma carrière de "professionnelle de l'information" dans une mission ponctuelle (15 jours) d'archiviste.
Ma mission consiste en l'organisation et le tri des archives d'un cabinet d'architectes qui envisage un changement de locaux
pour décembre.
Cette brève expérience, qui débutera dans une semaine, n'en est pas moins enrichissante. Cet cabinet, existant depuis plus de dix ans, souhaite repenser son archivage (effectué en "interne" au fil des années) en faisant appel à un professionnel. Et me voici! Car oui, mon étiquette de documentaliste est interchangeable, comme indiqué dans le billet "Documentaliste Kesako".
Ayant suivi une formation à l'archivistique, tant théorique que pratique (TD aux archives départementales de Grenoble), je suis à même de penser et d'optimiser la gestion des archives d'entreprise.
Mais que veut dire penser et optimiser? Tout d'abord, penser les archives correspond à mon sens à redéfinir un plan de classement de ces archives. Au fil des années, les pochettes s'accumulent, et des dossiers qui ont de même nature sont souvent indépendant, classés chronologiquement. Ce peut être un choix délibéré, mais en fonction des attentes de l'entreprise, un classement thématique plus transversal semble plus judicieux.
"Gérer ces archives", recouvre une autre réalité: celle de la destinée des documents. La conservation, le tri ou la destruction. Ce travail s'accompagne d'un outil, le tableau de gestion, qui recense et décrit l'ensemble des dossiers d'une entreprise (recensement), pour ensuite définir la durée d'utilité administrative (DUA) par documents, et indiquer leur sort. En fonction de leur DUA, de leur intérêt stratégique ou historique dans l'entreprise, les documents recoivent la sentence C(onservation), T(ri), D(estruction).
Pour "alléger" ces étagères d'archives, un certain nombre de dossiers peuvent également être versés, pour intérêt historique, au service des archives départementales, garantes depuis la révolution française de la mémoire du pays.
10 ans d'archives, même classées, représente un nombre important de document à traiter. Le travail de recensement sera sans doute assez lourd, mais leur organisation en plan de classement et la définition de leur sort seront facilitées par l'utilisation d'un outil fiable de "tableau de gestion"!
Je vous aviserai du bon déroulement de ma mission, ainsi que des différentes étapes de mon travail!
Bonne journée,
Laure